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如何管理檔案室密集柜中的文件

     檔案文件太多了！怎樣管理檔案室密集柜中的文件呢？檔案室密集柜是存儲大量資料的一種較為常用的密集存儲設(shè)備，即便是在當(dāng)今這個數(shù)字化的時代，很多文書工作及檔案管理也是非常需要這種實(shí)體裝具的。它具有存儲量大，便于存取及管理等特點(diǎn)，目前在各種檔案局包括大中型企業(yè)中運(yùn)用的都非常普遍。那么作為這么個大型的檔案裝具設(shè)備，里面的資料該如何歸類整理呢？一般都怎么進(jìn)行管理呢？我們來參考下檔案管理總局下發(fā)的檔案管理規(guī)定吧！辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按處理。檔案室密集柜借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。檔案備份制度公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機(jī)管理辦法管理。備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。您如需了解更多關(guān)于密集柜的資料可以致電北京鋼之杰咨詢。