南京虎恒智能科技有限公司提供的智慧檔案館建設(shè)方案，可以滿足您的各種檔案管理需要！
“智慧檔案”，就是利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案綜合管理的先進(jìn)理念而開發(fā)的新一代檔案管理系統(tǒng)。在深入挖掘?qū)n案業(yè)務(wù)理解的基礎(chǔ)上，運用最新物聯(lián)網(wǎng)科技，除了能滿足綜合檔案管理系統(tǒng)的全部功能外，還將物聯(lián)傳感控制技術(shù)，RFID射頻識別技術(shù)，短距離無線通訊技術(shù)和樓宇節(jié)能微排控制等技術(shù)用于檔案管理，從而達(dá)到了檔案整理規(guī)范化、檔案原件數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案保管智能化、檔案管理智慧化的“智慧檔案”管理水平。在檔案規(guī)范化管理和數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，另外具備七個特點：一是能定位的檔案，二是保安全的檔案，三是會感知的檔案，四是有生命的檔案，五是可節(jié)能的檔案，六是多維化的檔案，七是聯(lián)成云的檔案。
所謂“能定位的檔案”，是指采用了“多級標(biāo)簽管理法”，對檔案從庫房、區(qū)域、密集架、柜格、檔案盒再到卷或件，進(jìn)行逐級標(biāo)記登記，同時采用便攜讀卡器和專用上架盤庫系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案“精確定位到盒卷”，創(chuàng)造性地避免檔案“錯亂架”的情況。并且借助獨特的“取歸檔助手”，可以實現(xiàn)在語音輔助下，快速準(zhǔn)確地對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行取歸檔操作。
所謂“保安全的檔案”，一是注重檔案實體保存的安全，通過檔案的RFID唯一標(biāo)識，結(jié)合站立式無死角門禁系統(tǒng)，確保了檔案出入庫、出入樓都能自動識別記錄，對違規(guī)私自出入庫進(jìn)行報警；二是對檔案保管條件的安全管理，通過水浸監(jiān)測、煙霧監(jiān)測、溫濕度監(jiān)測、安防監(jiān)測和可機動布防監(jiān)測，在檔案庫房內(nèi)外布下“天羅地網(wǎng)”，確保了檔案保管環(huán)境的安全；三是對檔案取歸以及人員出入庫的監(jiān)管，庫房門磁和可機動布防的照片采集可以自動記錄到系統(tǒng)中，并可傳輸?shù)睫k公室的顯示屏上；四是對電子檔案的安全管理，包括電子檔案文件以“可堆積數(shù)據(jù)庫云”的體系存管，對電子檔案內(nèi)部查閱和外部記錄采用身份識別記錄等多種方式進(jìn)行安全登記。確保了實體檔案和電子檔案的“雙安全”。
所謂“會感知的檔案”，是指智慧檔案的檔案本身不再是冷冰冰的紙張、實體或電子文件的集合。它們通過多種傳感“神經(jīng)”，不斷告訴系統(tǒng)它的舒適程度、擺放位置、活動情況以及電子文件的利用情況，無需用戶在想了解檔案時再去記錄、查詢，不再僅限于被動承受；而是像生命體一樣，感知、傳遞并自動調(diào)節(jié)，能夠主動推動用戶了解它，利用它。這是智慧檔案的關(guān)鍵。
所謂“有生命的檔案”，就是認(rèn)為檔案管理是“活”的，是有生命的。普通的檔案軟件，用戶輸入要查詢的資料，系統(tǒng)準(zhǔn)確地找到并顯示出來，最多再統(tǒng)計一下而已，這樣的系統(tǒng)是僵死的、冷冰冰的系統(tǒng)。作為有生命的檔案系統(tǒng)，是處處體現(xiàn)出它的活力。通過將檔案的“生命體征”動態(tài)推送到檔案室的TOPAD系統(tǒng)上。將智慧檔案的館藏、電子文件的數(shù)量、檔案館的基本情況、用戶查詢的信息、每天新增的數(shù)量、查詢的增量以及檔案館各處的溫濕度，檔案進(jìn)出庫的情況，全部如生命體一樣，活生生地顯示在用戶面前。
所謂“可節(jié)能的檔案”，是指通過一系列智能化手段、無線傳感技術(shù)和節(jié)能微排技術(shù)，把檔案的保管環(huán)境、查閱場所和利用手段全部從節(jié)能微排的角度進(jìn)行重新設(shè)計，使安全第一、能耗最低、效用最大，一方面提升檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理條件；另一方面，切實降低檔案耗能，使得檔案保管經(jīng)費能夠發(fā)揮更大的用處。
所謂“多維化的檔案”，是指一方面，每本檔案除了有其歷史性，也有其地理因素，都是在特定的歷史時期，在特定的地理范圍產(chǎn)生的，檔案與檔案之間還存在這兩者的相互演進(jìn)變化的關(guān)系；另一方面，在檔案利用上，也存在特定的歷史時期，在特定的地理范圍內(nèi)對指定的檔案的利用的不同。這些因素在檔案編研上都至關(guān)重要，但在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)上卻沒有作為線索進(jìn)行過相關(guān)組織和管理。本系統(tǒng)采用GIS（地理信息系統(tǒng)）的相關(guān)技術(shù)，有機地將檔案的歷史性和地理性相結(jié)合，實現(xiàn)了多維歷史地理履蓋，使檔案實現(xiàn)了在地域分配上的歷史顯示，并對檔案利用的地理特征進(jìn)行分析和整理，創(chuàng)造性地提供更為獨特的編研視角。
所謂“聯(lián)成云的檔案”，是指通過建設(shè)的“智慧云檔案集中管理平臺”，將耦合的各檔案庫加入管理，既實現(xiàn)了全宗數(shù)據(jù)的獨立分散建設(shè)，又實現(xiàn)了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)云端查詢管理，避免了冗余，強化了權(quán)限的管理。這里的難點在于要建立獨立的日志監(jiān)管平臺、查詢平臺和管理平臺。并對加入的著錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行耦合狀態(tài)的全文檢索。同時，進(jìn)一步將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入其中，將單個“有生命的檔案”，通過相關(guān)技術(shù)變成“一群有生命的檔案”，使得對群體檔案館（室）的監(jiān)管、考評和管理基本實現(xiàn)自動化；將一個庫里的“能感知的檔案”，變成“一群能感知的檔案”，使得在更大的范圍來統(tǒng)一考慮檔案的保護(hù)成為可能；將單個的“可節(jié)能的檔案”，變成“一群可節(jié)能的檔案”，使得大范圍地降低檔案館（室）的碳排放、實現(xiàn)創(chuàng)先爭優(yōu)、節(jié)能微排的動力更大，效果更好。這部分還需要實現(xiàn)通過物聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接內(nèi)外網(wǎng)的特定信息，在不違反“內(nèi)外網(wǎng)物理隔離”的安全原則前提下，實現(xiàn)在任何地方、任何地點的監(jiān)控和管理。
張家港智慧檔案館系統(tǒng)將整個檔案管理分成了九大子系統(tǒng)。
1、數(shù)字檔案館管理子系統(tǒng)
滿足現(xiàn)代化數(shù)字檔案的全部功能。系統(tǒng)結(jié)合了檔案管理的八個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)文書檔案、科研檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各類檔案的電子化管理，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用�？梢耘cOA辦公自動化、ERP、財務(wù)、人事、MIS信息管理等其他外部系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理平臺。另外，系統(tǒng)新增的IPAD手寫查檔模塊，完美地實現(xiàn)了無紙化查檔登記流程，并智能分析查檔人員身份，自動形成相關(guān)編研內(nèi)容。
2、檔案可機動布防管理子系統(tǒng)
由門禁、攝像監(jiān)控、煙霧報警、浸水報警、人體接近、傳感裝置組成，使得檔案庫房、管理辦公室、閱檔室、榮譽室和重要陳列品的安全布防“固若金湯”。
3、檔案RFID精確定位管理子系統(tǒng)
由RFID標(biāo)簽、RFID桌面讀寫器、手持RFID讀卡機、IPHONE/IPOD Touch閱讀器組成，解決了實體檔案精確定位、智能上架和盤庫等一系列問題，可以實現(xiàn)檔案的快速無誤上架、卷宗錯亂架的盤庫、借還檔的智能管理，有效提高了客戶對檔案管理的效率，簡化了管理流程，降低了人員的勞動強度，實現(xiàn)了檔案實體的“無失誤”管理。
4、環(huán)境自動監(jiān)測管理子系統(tǒng)
由監(jiān)測管理平臺、溫濕度傳感采集單元、紅外感應(yīng)設(shè)備、水浸探測器、攝像感應(yīng)裝置、空氣質(zhì)量監(jiān)測裝置以及無線物聯(lián)數(shù)據(jù)傳輸接收單元等組成，主要是自動監(jiān)測、記錄、存儲并分析統(tǒng)計相關(guān)環(huán)境數(shù)據(jù)，實現(xiàn)密集架內(nèi)外復(fù)雜條件下的全面環(huán)境監(jiān)測，對異常突發(fā)情況可以設(shè)定多預(yù)案的提醒功能。
5、環(huán)境自動控制調(diào)節(jié)管理子系統(tǒng)
由紅外控制器、PLC除濕器控制器、開窗控制單元、換氣扇控制單元和zigbee無線數(shù)據(jù)傳輸接收單元組成。實現(xiàn)自動開啟和調(diào)節(jié)空調(diào)、除濕機、加濕機、排氣扇的運行狀態(tài)，調(diào)節(jié)空氣新鮮程度和窗戶的自動開合，對檔案管理環(huán)境進(jìn)行自動調(diào)控，無需人工干預(yù)。
6、節(jié)能微排管理子系統(tǒng)
由管理平臺、無線開關(guān)、無線插座、無線中繼路由和無線網(wǎng)關(guān)組成。在不改變建筑設(shè)備的前提下，通過安裝無線控制傳感節(jié)點、布置傳感中繼、設(shè)置集中控制器，形成對電氣設(shè)備能耗數(shù)據(jù)的采集、傳輸、接收、存儲、顯示、處理和監(jiān)控，對檔案環(huán)境的最基本的用電單元能耗進(jìn)行實時監(jiān)測、保護(hù)和控制，對電氣設(shè)備進(jìn)行深度保護(hù)及精確管理，從而達(dá)到降低能源消耗，減少損失、浪費，保護(hù)電氣設(shè)備，有效、合理利用能源的效果。
7、紙質(zhì)檔案保護(hù)子系統(tǒng)
由紙質(zhì)檔案保護(hù)登記、紙張絲網(wǎng)加固、加固檔案動態(tài)監(jiān)測等組成。紙張蠶絲網(wǎng)加固機是在均衡穩(wěn)定的溫度、壓力配合下，使三眠蠶絲織成的絲網(wǎng)與紙張粘結(jié)在一起，起到加固作用，具有修舊如舊的特色，是與修裱、紙漿補洞等互為輝映的傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)，可用于歷史圖書、報紙、刊物等雙面字跡紙張以及破損、發(fā)脆檔案的快速、有效加固，加固后的字跡清晰，仍可進(jìn)行縮微、復(fù)制。對破損的原始雙面字跡檔案實施了實質(zhì)性的安全保護(hù)，延長了檔案的壽命。該設(shè)備具有自動化程度高、運行安全穩(wěn)定、操作方便、高效率、加固效果較好等顯著特點，適用于檔案館、圖書館和博物館，是國內(nèi)唯一的紙張雙面托裱保護(hù)技術(shù)產(chǎn)品，具有重要的應(yīng)用和推廣價值。
在檔案數(shù)字化前，對紙張保存時間超過30年的，或已破損的雙面檔案，以及被縫紉機處理過的破損檔案，推薦先行進(jìn)行紙張絲網(wǎng)加固，確保檔案安全后再進(jìn)行數(shù)字化。
8、智慧身份識別子系統(tǒng)
該系統(tǒng)與IPAD查檔系統(tǒng)配合后，只需把查檔人的有效身份證放在專門的讀卡器上，計算機便立刻自動讀取姓名、住址、身份證號碼等信息，完全替代了原來的手工登記程序，既簡化了查檔手續(xù)，也提高了查檔效率，極大地方便了查檔利用。另外，采用指紋U盤可以增加相關(guān)身份認(rèn)證。
9、智慧物聯(lián)集中管理系統(tǒng)-ToPad
配置的大屏幕液晶電視和AppleTV無線控制模塊，將整個智慧物聯(lián)檔案管理系統(tǒng)的各項內(nèi)容全面展示出來，尤其是節(jié)能微排的實時狀況和分析。用戶同時可以通過檔案室展示屏、IPAD、IPHONE或PC，采取類似寶馬的iDrive系統(tǒng)智能控制的方法，來對各子系統(tǒng)進(jìn)行實時分析匯總顯示。
綜上所述，張家港智慧檔案館系統(tǒng)運用了物聯(lián)傳感控制技術(shù)、RFID射頻識別技術(shù)和zigbee短距離無線通訊技術(shù)，研制開發(fā)了檔案庫房精確定位、檔案上架、取歸檔及盤庫、實體著錄影像抽檢、檔案溫濕度動態(tài)監(jiān)測和自動控制、多觸點手寫借閱、站立式無死角門禁、檔案電子標(biāo)簽預(yù)處理等系統(tǒng)，研制了檔案實體RFID標(biāo)簽批量粘貼工業(yè)化流水工藝，超高頻標(biāo)簽數(shù)據(jù)編碼、寫入方法，RFID手持超小型化設(shè)備，RFID門禁控制設(shè)備，手持完全語音導(dǎo)航設(shè)備等，使檔案管理更加方便、快捷、精確，解決了檔案管理工作中長期困擾的人工倒架、盤庫、出入庫安全控制、檔案增量變化及溫濕度人工測控等問題，實現(xiàn)了檔案的智慧物聯(lián)實時安全管理。
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