檔案密集柜在利用過(guò)程中，檔案密集柜既要最大限度地提供利用，又要保護(hù)好國(guó)家安全和個(gè)人隱私，這已經(jīng)成為國(guó)際共識(shí)。國(guó)外公眾普遍認(rèn)為，檔案是開(kāi)啟和實(shí)踐民主的一個(gè)要素，查閱政府檔案是每個(gè)公民的基本權(quán)利，保證檔案的開(kāi)放利用是憲法和民主的基石。
為了鼓勵(lì)人們走進(jìn)檔案館，許多國(guó)家的檔案密集柜制訂了相應(yīng)的公共政策和計(jì)劃，專門設(shè)置了公共關(guān)系部門或官員，采取了多種措施和手段，以幫助公民了解檔案密集柜與檔案自身的關(guān)系，把享用檔案的權(quán)利當(dāng)成一種公民意識(shí)來(lái)培養(yǎng)。以美國(guó)國(guó)家檔案密集柜為例，除了永久性展覽和一些固定項(xiàng)目外，每個(gè)月都會(huì)在館內(nèi)舉辦十多項(xiàng)公眾自由參與的活動(dòng)，包括新書發(fā)布、作者演講和簽名、專題片放映、館藏介紹或利用指南講座等；國(guó)際檔案密集柜理事會(huì)還把每年的6月9日列為國(guó)際檔案日，借以宣傳和推廣檔案。
由于越來(lái)越多的國(guó)家頒布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公開(kāi)條例以及數(shù)據(jù)保護(hù)法等，公民的信息權(quán)意識(shí)不斷提高，而信息自由法實(shí)際上對(duì)文件和檔案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。
在很多國(guó)家，信息自由法賦予了公眾要求利用政府部門收集或形成的任何文件和檔案密集柜的權(quán)利，政府機(jī)構(gòu)必須依法盡力為公眾查找和提供最大數(shù)量的信息，除非那些屬于法律特別限制利用的信息。