會(huì)議是每個(gè)公司避不開的事宜，會(huì)議有大有小，但不管大事小事都需要高效，無效會(huì)議的成本是時(shí)間。前段時(shí)間的無效會(huì)議也頻頻出現(xiàn)在各種平臺(tái)的熱搜上，是什么剝奪了員工的有效工作時(shí)間？怎么才能保證會(huì)議的有效進(jìn)行？百衲維遠(yuǎn)解讀500強(qiáng)企業(yè)都是怎么開會(huì)的吧~
一、是會(huì)議，必有準(zhǔn)備
永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，會(huì)議的成本是時(shí)間，會(huì)議沒有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以，會(huì)議由事先檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前，必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開始思考。
二、是會(huì)議，必有主題
開會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁(yè)，必須顯示會(huì)議主題。 沒有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。
三、是會(huì)議，必有紀(jì)律
開會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任）議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒，對(duì)于開小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。
四、是會(huì)議，會(huì)前必有議程
要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。
五、是會(huì)議，必有結(jié)果
開會(huì)的目的就是解決問題，會(huì)議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi)，所以，每個(gè)人都要積極的參與到會(huì)議議程中來，會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間盡量控制在1.5-2H以內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
六、是開會(huì)，必有訓(xùn)練
培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提示技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。很多企業(yè)有專門針對(duì)如何開會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，而許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。
開會(huì)難免有意見不一或者爭(zhēng)論，如果處理不好，就會(huì)影響開會(huì)的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會(huì)化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會(huì)上公開稱贊、私下批評(píng)，在會(huì)中要做到就事論事，對(duì)事不對(duì)人，爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對(duì)意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。
七、是開會(huì)，必須守時(shí)
要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。
八、是開會(huì)，必有記錄
一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開會(huì)沒有意義，直接影響其不想主持開會(huì)或者參與開會(huì)。
九、是散會(huì)，必有事后追蹤
記住“散會(huì)不追蹤，開會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)核對(duì)檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、核對(duì)檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。
企業(yè)管理需要管理者了解注意的方面還有很多，作為行業(yè)企業(yè)管理解決方案提供商，百衲維遠(yuǎn)將企業(yè)培訓(xùn)、沙盤模擬管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理技術(shù)融會(huì)貫通，為企業(yè)提供專業(yè)化的產(chǎn)品服務(wù)，包括企業(yè)培訓(xùn)、企業(yè)沙盤模擬等理論實(shí)踐雙驅(qū)動(dòng)的產(chǎn)品體系，滿足企業(yè)管理的全場(chǎng)景需求，覆蓋了組織中企業(yè)萌芽期、生存期、發(fā)展期、成熟期、衰退期和蛻變期的全生命周期，并使得管理者突破自我束縛跨越到企業(yè)層面的建設(shè)。